Resolución del Concejal de Gobierno de Transformación digital: Regulación de los accesos a expedientes y documentos electrónicos

31·05·2021

El Concejal de Gobierno de Transformación Digita por resolución nº 2021/7937 de 28 de mayo, dispuso lo siguiente:
En la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, aprobada por acuerdo de la Junta de Gobierno Local de 24/02/2017, se establece respecto al acceso a documentos lo siguiente:
“Acceso a los documentos
En el contexto de esta Política, se entiende por acceso el proceso mediante el cual las personas ejercen su derecho a localizar, recuperar y utilizar la información contenida en los documentos. Dicho acceso se regirá por lo establecido en la Constitución, la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, la Ley de Transparencia, Acceso a la Información y Buen Gobierno y por el resto de normativa de carácter general o sectorial que sea de aplicación. El acceso a los documentos y a los expedientes electrónicos por el personal de la Administración Municipal estará sometido al control de acceso en función de la calificación de la información y de los permisos y responsabilidades del personal en cuestión
y contemplará la trazabilidad de las acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos y expedientes electrónicos y sus metadatos asociados, siguiendo lo establecido en el Documento de Seguridad del Ayuntamiento de Oviedo.
Con arreglo a lo anterior, también les serán aplicables las medidas de protección de la información previstas en el anexo II del Esquema Nacional de Seguridad, y en particular, “Datos de carácter personal” y “Calificación de la información”, sin perjuicio de otras medidas de ese capítulo que puedan ser de aplicación a la luz de la categorización del sistema y calificación de la información y de las medidas relativas al control de acceso.
Asimismo, se contemplarán las limitaciones legales establecidas por la normativa en materia de seguridad, averiguación de los delitos y la intimidad de las personas, así como todo lo relativo a datos de carácter personal.
El acceso por los ciudadanos a los documentos de un expediente o procedimiento en curso estará sometido a lo regulado por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, así como lo previsto en la normativa de protección de datos. Asimismo el acceso a la información pública, archivos y registros por los ciudadanos estará sometido a lo regulado por la Ordenanza Municipal de Transparencia, Acceso a la información y Reutilización. El acceso a los documentos conservados en el Archivo Municipal se podrá realizar según lo dispuesto en el reglamento municipal que lo regula.”
Siguiendo la remisión que se realiza a la legislación sectorial y por lo que respecta al acceso a la información de los miembros de la Corporación, este derecho se encuentra regulado en el artículo 77 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en el capítulo II del Título I (artículos 9 y ss) del Reglamento Orgánico del Pleno del Ayuntamiento de Oviedo (ROP) y, supletoriamente, en el RD 2568/1986, 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales –ROF- (artículos 14 y ss); todo ello completado con la referencia general que constituye la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno. De esta regulación se desprende tres supuestos de acceso directo sin autorización previa a la información, que además incluyen el derecho a la obtención de copias: a) la relacionada con las materias que tenga delegadas el concejal/a, b) la que forma parte del orden del día de la sesión de un órgano colegiado del que forme parte y c) aquella que sea de libre acceso para la ciudadanía. Al margen de estos supuestos la solicitud de información requiere autorización previa, para dar cauce a estos últimos supuestos se ha implantado mediante Resolución del Concejal de Gobierno de Transformación Digital 2020/10.502 de 15 de julio y Resolución del Presidente de la FMC 2020/12.767, de 2 de septiembre, el correspondiente expediente electrónico de acceso a la información por concejales (serie documental1004-0010).
No obstante lo anterior quedan aspectos del acceso electrónico a la información municipal por parte de los concejales, personal asesor, directivo y empleados municipales, que requieren ser completados para compatibilizar tanto el ejercicio del derecho a la información como la eficacia de la gestión con las limitaciones legales establecidas por la normativa en materia de seguridad, así como todo lo relativo a datos de carácter personal.
Visto el informe de la Secretaría General 2021-15 de 26/05/2021 (1004-0001 2021-13. Por ello y de acuerdo con las competencias delegadas como Concejal de Gobierno de Transformación Digital, Decreto de Alcaldía 2019/9.171, de 20 de junio (BOPA nº 137 de 17-VII-2019), RESUELVO:

1º.- Establecer las siguientes reglas de acceso libre a expedientes y tipos de documentos electrónicos:
ANUNCIO

A) Concejales/as de Gobierno tendrán libre acceso a todo tipo de expedientes y documentos.
B) Concejales/as Delegados tendrán libre acceso a los expedientes relacionados con las materias que les han sido delegadas y a aquellos expedientes y documentos que sean de libre acceso a los concejales que no son de gobierno. Nuevos permisos de acceso requerirán, previa solicitud motivada del Concejal de Gobierno del que dependan, aprobación del Concejal de Gobierno de Transformación Digital a propuesta del Servicio de TIC.
C) Resto de concejales tendrán libre acceso a los siguientes tipos de expediente:
- 1006-0001 COMISIÓN ESPECIAL DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES.
- 1006-0011 EXPEDIENTES DE LA COMISIÓN ESPECIAL DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES.
- 1006-0002 COMISIONES PLENARIAS POLÍTICAS SOCIALES, DEPORTES Y JUVENTUD
- 1006-0004 COMISIONES PLENARIAS ECONOMÍA, INTERIOR, CONTRATACIÓN Y SEGURIDAD CIUDADANA
- 1006-0005 COMISIONES PLENARIAS EDUCACIÓN, CULTURA, SALUD PÚBLICA Y CONSUMO
- 1006-0006 COMISIONES PLENARIAS URBANISMO, INFRAESTRUCTURAS, SERVICIOS BÁSICOS Y PARTICIPACIÓN.
- 1006-0008 COMISIÓN PLENARIA ESPECIAL DE HONORES Y DISTINCIONES.
- 1006-007 JUNTA DE PORTAVOCES.
- 5300-0005 MESA DE CONTRATACIÓN
- 1004-0003 PLENO
- CONSEJOS SECTORIALES Y OTROS ÓRGANOS COLEGIADOS COMPLEMENTARIOS.

Dentro de los expedientes anteriores dispondrán de permisos adicionales de guardar a disco e imprimir respecto a los siguientes tipos de documentos:

• ACTA
• ACTA COMISIÓN PLENARIA
• ACTA CONSEJO SECTORIAL
• ACTA DE LA MESA DE CONTRATACIÓN
• ACTA DEL PLENO
• ACTA JUNTA DE GOBIERNO
• ANEXO A INICIATIVA A REGISTRO DEL PLENO
• CONVOCATORIA
• CONVOCATORIA JUNTA DE GOBIERNO
• CONVOCATORIA A LA JUNTA DE PORTAVOCES
• CONVOCATORIA COMISIÓN PLENARIA
• CONVOCATORIA CONSEJO SECTORIAL
• CONVOCATORIA ÓRGANO COLEGIADO
• PREGUNTA PARA ÓRGANO COLEGIADO
• PROPOSICIÓN PARA ÓRGANO COLEGIADO
• PROPUESTA PARA COMISIÓN PLENARIA
• RESOLUCIÓN DE ALCALDÍA
• RUEGO PARA ÓRGANO COLEGIADO

Documentos respecto a los que, sin estar necesariamente vinculados a un expediente, dispondrán de los mismos permisos adicionales citados en el párrafo anterior:

• INICIATIVA A REGISTRO DEL PLENO
• ORDEN DE COMISIÓN DE SERVICIO
• PETICIÓN INTERNA USO DE ESPACIOS DE CONGRESOS
• PETICIÓN INTERNA USO DE SALA DE CENTROS SOCIALES
Nº 22 | 03-06-2021 Boletín del Ayuntamiento de Oviedo 10
• PETICIÓN INTERNA USO DE ESPACIOS DE TRASCORRALES
• PLANTILLAS GENERALES AYTO OVIEDO

Nuevos permisos de acceso requerirán aprobación del Concejal de Gobierno de Transformación Digital a propuesta del Servicio de TIC.

D) Personal eventual:

Coordinadores/as y Asesores/as de Grupos Municipales tendrán libre acceso a los siguientes tipos de expediente:
• 1006-0001 COMISIÓN ESPECIAL DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES.
• 1006-0011 EXPEDIENTES DE LA COMISIÓN ESPECIAL DE SUGERENCIAS Y RECLAMACIONES.
• 1006-0002 COMISIONES PLENARIAS POLÍTICAS SOCIALES, DEPORTES Y JUVENTUD
• 1006-0004 COMISIONES PLENARIAS ECONOMÍA, INTERIOR, CONTRATACIÓN Y SEGURIDAD CIUDADANA
• 1006-0005 COMISIONES PLENARIAS EDUCACIÓN, CULTURA, SALUD PÚBLICA Y CONSUMO
• 1006-0006 COMISIONES PLENARIAS URBANISMO, INFRAESTRUCTURAS, SERVICIOS BÁSICOS Y PARTICIPACIÓN.
• 1006-0008 COMISIÓN PLENARIA ESPECIAL DE HONORES Y DISTINCIONES.
• 1006-007 JUNTA DE PORTAVOCES.
• 5300-0005 MESA DE CONTRATACIÓN
• 1004-0003 PLENO
• CONSEJOS SECTORIALES Y OTROS ÓRGANOS COLEGIADOS COMPLEMENTARIOS.

Dentro de los expedientes anteriores dispondrán de permisos adicionales de guardar a disco e imprimir respecto a los siguientes tipos de documentos:

Documentos respecto a los que, sin estar necesariamente vinculados a un expediente, dispondrán de los mismos permisos adicionales citados en el párrafo anterior:

• INICIATIVA A REGISTRO DEL PLENO
• ORDEN DE COMISIÓN DE SERVICIO
• PETICIÓN INTERNA USO DE ESPACIOS DE CONGRESOS
• PETICIÓN INTERNA USO DE SALA DE CENTROS SOCIALES
• PETICIÓN INTERNA USO DE ESPACIOS DE TRASCORRALES
• PLANTILLAS GENERALES AYTO OVIEDO.

Los asesores/as de Alcaldía y del Equipo de Gobierno dispondrán además de libre acceso a los expedientes, y documentos obrantes en los mismos, relacionados con las materias de asesoramiento reflejadas en el Decreto de su nombramiento.
Nuevos permisos de acceso requerirán aprobación del Concejal de Gobierno de Transformación Digital a propuesta del Servicio de TIC.

E) Personal directivo tendrán libre acceso a los expedientes y tipos de documentos relacionados con las funciones que tengan

asignadas legalmente o en el acuerdo de creación del puesto. Nuevos permisos de acceso requerirán, previa solicitud motivada del Concejal de Gobierno del que dependan, aprobación del Concejal de Gobierno de Transformación Digital a propuesta del Servicio de TIC.

F) Personal municipal, funcionario y laboral, tendrán acceso a los expedientes y tipos de documentos relacionados con las funciones que tengan asignadas en la RPT, o con aquellas otras que adicionalmente les sean encomendadas. Nuevos permisos de acceso requerirán, previa solicitud motivada del Jefe/a de Servicio correspondiente, aprobación del Concejal de Gobierno de Transformación Digital a propuesta del Servicio de TIC.

2º.- Publíquese esta Resolución en el Boletín Informativo Municipal.

Oviedo a 31 de mayo de 2021. El Concejal de Gobierno de Transformación Digital. Fdo.: Javier Cuesta Menéndez.